Immobilienmanagement mit com.TRADENET bietet ein zentrales Vertrags-, Kosten und Fristencontrolling sowohl aus Mieter- als auch aus Vermietersicht. Es ist eines der zentralen Themen innerhalb der Software und sorgt für maximale Transparenz bei der Beurteilung aller mietvertraglichen Risiken.
Transparentes Mietvertragsmanagement durch integriertes Fristencontrolling (Kündigungstermine, Optionsrechte ...)
Kontrolle anfallender Zahlungen durch automatisierte Zahlungen aus Dauermietrechnungen und Daueraufträgen
Objektbezogene Ver- und Entsorgerabrechnungen mit Anzeige von Verbrauchsmengen und –kosten
Planung und Analyse zukünftiger Mietkosten
Unterstützung bei der periodengerechten Ergebnisermittlung durch die Bildung von Abgrenzungen und Rückstellungen aus Umsatzmieten und Nebenkosten
Das Basispaket Immobilien bietet ein leistungsfähiges Vertragsmanagement inklusive umfassender Fristen- und Kostenverwaltung. Dabei steht die Vertragsverwaltung in direktem Filialbezug und ermöglicht so die objektgenaue Zuordnung von Miet-, Dienstleistungs- und Rahmenverträgen. com.TRADENET gewährleistet dabei ebenfalls ein transparentes und effizientes Management aller aus dem Vertragsverhältnis resultierender Fristen und Kosten.
Strukturierte Datenbereiche erleichtern die Erfassung aller vertraglicher Grunddaten. Kunden- oder vertragsspezifische Inhalte, wie z.B. Betreiberpflichten oder Baukostenzuschüsse können einfach ergänzt werden. Am Vertrag werden alle mietvertragsrelevanten Fristen gepflegt und die automatischen oder manuell einstellbaren Wiedervorlagen inklusive Erinnerungs- und Eskalationsprozessen bilden die Basis für ein aktives Fristenmanagement. Die Vorhaltung standardisierter Fristenreports unterstützen die operative Abstimmung. Es sind darüber hinaus alle vertraglich vereinbarten Kosten abbildbar, auch unter Berücksichtigung zukünftiger, zeitpunktbezogener oder wertgesicherter Anpassungen (Staffelmieten, Indexmieten). Aus diesen Daten sind optional zyklische Sollstellungsläufe initiierbar, welche über Schnittstellen an die Finanzbuchhaltung übertragen werden können. Vereinbarungen zu Umsatzmieten oder Nebenkosten werden ebenfalls am Vertrag erfasst und bilden im Verschnitt mit den geleisteten Vorauszahlungen die Grundlage für periodische Abrechnungen.
Neben der Verwaltung angemieteter Immobilien unterstützt com.TRADENET auch die kaufmännische Verwaltung und Vertragsabrechnung vermieteter Gewerbe- und Wohnimmobilien. Ein Kernthema ist die stichtagsgenaue Erstellung von Nebenkosten- und Heizkostenabrechnungen, wobei die im Programm erfassten Verbräuche und Kosten regelbasiert auf die jeweiligen Einheiten und Verträge umgelegt werden. Daraus resultierende Abrechnungsbeträge werden mit geleisteten Vorauszahlungen verrechnet und so Abschlussrechnungen bzw. –gutschriften ermittelt.Die Abbildung von Liegenschaftsstrukturen und die zeitraumbezogene Erfassung der vermieteten Einheiten erfolgt direkt am Objekt. Dabei besteht die Möglichkeit, vorhandene Liegenschaften mit der Gliederung in Haupt- und Unterobjekte abzubilden. Die gewählte Strukturierung wird im Zuge der Abrechnung von Nebenkosten bei der Aufteilung der Kosten entsprechend berücksichtigt. Zusätzlich kann zu Einheiten und Liegenschaft ein Raumbuch erstellt und fortgeführt werden. Zu Räumen lassen sich dann wiederum jederzeit Assets, Störungen oder Maßnahmen referenzieren
Im Bereich der Ver- und Entsorgerverträge können sowohl übergreifende Rahmenverträge als auch objektbezogene Einzelvereinbarungen abgebildet werden. Merkmale und Daten zu Zählern, Ver-und Entsorgungsarten, -einheiten oder –zyklen werden direkt am Einzelobjekt individuell dargestellt.
Das hinterlegte Abrechnungsverfahren berücksichtigt Rahmenvereinbarungen, objektbezogene Abschläge sowie Monats-/Jahresabrechnung mit Zuordnung der individuellen Verbrauchsmengen und -kosten. Diese Werte gelangen über eine EDIFACT/ EDI-Schnittstelle in einen sachlichen Prüfprozess und können nach Freigabe über die o. g. Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung übertragen und dort elektronisch verarbeitet werden. Die Abbildung von Entsorgungsleistungen greift den strukturellen Ansatz aus dem Bereich der Versorgungsleistungen auf. So können im Ergebnis ebenfalls Entsorgungsmengen und -kosten objektbezogen erfasst bzw. übernommen, geprüft und abgerechnet werden. Dabei finden unterschiedlichste Entsorgungsarten, -einheiten und –zyklen Berücksichtigung.
Zur Unterstützung der Mitarbeiter im Außendienst und zur Kontrolle und Auswertung von filialbezogenen oder überregionalen Werbemaßnahmen und Inventarabgleichen besteht die Möglichkeit, Besuche und Begehungen durch individuell anpassbare Fragebögen zu protokollieren.
Für die einfache Lenkung durch den Fragenkatalog stehen verschiedene Fragetypen zur Verfügung (Pflicht-, optionale und bedingungsspezifische Fragen). Drop-Down-Menüs mit standardisierbaren Antwortalternativen erleichtern die Beantwortung von Fragen und hinterlegbare Daten ( Fotos, Kataloge) helfen bei der Vermittlung komplexer Inhalte. Die Zuordnung von Verantwortlichkeiten bei der Erfassung ermöglicht eine prozessuale Steuerung von Maßnahmen und die Überwachung von Terminvorgaben für die Erledigung.
Mit dem Geodaten-Center erfolgt über eine automatische und manuell anpassbare Geokodierung die Visualisierung der Filiale innerhalb einer Karte. Darüber hinaus sind auch im Filialumfeld angesiedelte weitere Filialen, Ankermieter und Wettbewerber darstellbar.
Es können nutzerbezogene Karten mit Filtermöglichkeiten erstellt und unter Verwendung individueller Symbole, flexibler Bezeichnungen und Bildanzeigen thematisch aufbereitet werden. Dabei kann Kartenmaterial verschiedener Anbieter eingebunden werden.
Gemäß der vertraglich hinterlegten Vereinbarung werden azyklische Zahlungen und Umsatzmieten periodengerecht im Year-to-Date-Verfahren abgegrenzt. Zum Geschäftsjahresabschluss erfolgt die Bildung von Rückstellungen, die mit Verarbeitung der Jahresendabrechnungen automatisiert aufgelöst werden.
Auch multidimensionale Datenanalysen sind möglich. Die Zusammenstellung, Aufbereitung und Gegenüberstellung verschiedener Merkmale erfolgt in vergleichenden Analysen.
Mit dem standardisierten Berichtswesen werden immer wiederkehrende Auswertungen wie z. B. Fristenlisten, Expansionsexposés oder Mietvertragsdatenblätter geliefert.
Übergreifende Aufgabenstellungen erfordern einen reibungslosen Ablauf (z.B. Belegfreigaben). Vollumfänglichen Lizenzen für den Fachbereich sind oft nicht notwendig.
com.TRADENET bietet umfassende Integrationsmöglichkeiten durch eine Vielzahl verschiedenster Schnittstellen wie z. B. zu SAP, DATEV, Oracle Peoplesoft und Dokumentenmanagementsystemen auf Basis allgemeiner Standards wie XML, EDI und WebServices.
Für einen durchgängigen und fehlerfreien Datenaustausch unterstützt com.TRADENET mit dem digitalen Dokumenteneingang die Integration in bereits vorhandene IT Strukturen.
Mit der com.TRADENET Standard Variante für kleine und mittlere Unternehmen erhalten Sie eine einfache vorkonfigurierte Ready-to-use Lösung.
Mit der com.TRADENET Enterprise Variante steht Ihnen eine vorkonfigurierte Lösung mit komplexeren Prozessen zur Verfügung, die an individuelle Abläufe in Ihrem Unternehmen angepasst wird.
