Rossmann setzt auf com.TRADENET
Die DIRK ROSSMANN GmbH ist die zweitgrößte Drogeriekette der Bundesrepublik. Im Jahr 2016 erzielte die ROSSMANN-Gruppe mit 3.627 Verkaufsstellen in Deutschland, Polen, Ungarn, Tschechien, Albanien und der Türkei einen Umsatz von 8,4 Mrd. Euro. Der Firmensitz des Unternehmens ist Burgwedel bei Hannover.
Kunde:
DIRK ROSSMANN GmbH
Projekt 2010:
Einführung von com.TRADENET als neue Datenbank
Branche:
Einzelhandel/ Drogeriehandel
Ziel:
Implementierung eines neuen Instruments für die einheitliche Abbildung immobilienbezogener Inhalte und Prozesse
Neue Datenbank com.TRADENET® kennt Filiale genau
com.TRADENET ist ein Arbeitsinstrument, das Stammdaten, Ausstattungsmerkmale sowie viele Abläufe rund um die Verkaufsstellen in einer Datenbank zusammenfasst.
In der Vergangenheit mussten die Filial-Stammdaten von diversen Mitarbeitern verschiedener Abteilungen in unterschiedlichen „Datentöpfen“ angelegt werden. Neben der vielfachen Mühe und dem hohen Zeitaufwand waren daher Fehler vorprogrammiert. Mit Hilfe von com.TRADENET® ist jetzt beispielsweise die Planung für einen Bauleiter viel einfacher. Ein so genannter „Musterbauzeitenplan“ erstellt nach Eingabe der Daten automatisch eine Prognose für den Übergabe-Termin oder die Neueröffnung. Auch die Budgetüberwachung ist sehr übersichtlich. Das System bietet sowohl eine allgemeine Kostenkontrolle sowie Überwachung der Zahlungsströme und Termine. Verzögert sich ein Bauabschnitt und wirkt sich dadurch auf den Neueröffnungstermin aus, warnt das System durch optische Symbole, z.B. ein rotes Ausrufezeichen.
Schneller reagieren und handeln
Gemeinsam mit Vertretern unterschiedlicher Fachbereiche arbeitete Andreas Kühn (Teamleiter Bau) als Projektleiter seit 2006 an der Einführung der neuen Datenbank. Der Projektleiter sieht im com.TRADENET® eine große Hilfe und Erleichterung, „von der letztendlich alle profitieren, denn schnell zugängliche und gut gepflegte Filial-Daten sind für viele Vorgänge eine wichtige Voraussetzung.“ ...
Die Initiative für ein einheitliches neues Instrument ging von Monika Burzan (Geschäftsleitung Vertrieb), Pamela Röhr (Ltg. Expansion Innendienst) und Ulrich Mende (Bauleitung u. Ltg. VID) schon im Jahr 2002 aus. Im Jahr 2007 konnten Mitarbeiter des Expansion Innendienstes com.TRADENET® als Erste nutzen. Im darauffolgenden Jahr kamen die Abteilungen Bauverwaltung und der Expansion Außendienst hinzu. Anfang 2009 erfolgten Schulungen für alle Bauleiter. Ulrich Mende und Uwe Rind gehörten als Vertreter des Fachbereichs Bauleitung zur Projektgruppe. Sie haben im Arbeitsalltag mit Baugenehmigungen, Aufträgen, Rechnungen oder Ersatzteilbeschaffung zu tun. Damit sind oft komplexe Abläufe verbunden, die eingehalten werden müssen. „Bei den Recherchen haben wir festgestellt, dass Prozesse manchmal versandeten, weil die Informationen nicht rechtzeitig weitergegeben wurden oder ein Rücklauf bzw. eine Dokumentation fehlte“, erklärt Andreas Kühn. Durch die Kontrollfunktionen im com.TRADENET® lassen sich solche Fehler vermeiden. Ein weiterer Vorteil des neuen Systems: Bauzeitenpläne und Ladenbaupläne können als pdf-Dateien aufgerufen werden und müssen nicht mehr aufwändig via Postverkehr verschickt werden.
Abläufe optimieren und Kosten sparen
Auch die Expansion musste vor Einführung von com.TRADENET® die gesamten Mietangebote (Exposé) über den Postweg an die jeweils zuständigen Außendienstmitarbeiter weiterleiten. Seit August 2007 wird jedes Angebot sofort in der Datenbank angelegt. „Für den Außendienst ist das ein effizientes Planungsmittel, denn nach dem Einwählen ins System kann kurzfristig überprüft werden, ob beispielsweise noch ein neues Angebot für die Stadt vorliegt, die der Außendienst heute sowieso aufsucht“, erläutert com.TRADENET®-Experte Kühn. Die Mitarbeiter der Bauverwaltung erfassen zudem sämtliche technischen Bauteile einer Filiale (Heizungs- und Klimaanlagen, Kassen, Aufzüge, Automatiktür, EAS-Anlage, Brandschutzeinrichtungen etc.). Eine große Herausforderung, denn es bedeutet manuelles Einpflegen der Daten von rund 1.500 Filialen.
Manchmal war die Datensuche auch abenteuerlich, z.B. bei den Kennzahlen für die Klimaanlagen in den übernommenen kd-Filialen, weiß Andreas Kühn zu berichten. Weiteres Potenzial wird in der Optimierung von Stromverbrauch und Stromeinkauf gesehen. Neben Einrichtungsdaten der Filialen wie Regalierung oder Ausstattung soll auch die Wartung und Instandhaltung der Zentral- und Logistikstandorte in das System übernommen werden. Damit es übersichtlich bleibt, gibt es Beschränkungen. Nicht alle Daten stehen dem gesamten Nutzerkreis zur Verfügung. Gemeinsam mit den Fachbereichsleitern erfolgte eine Festlegung, wer welche Berechtigung hat. Die com.TRADENET® ist zunächst für einen gleichzeitigen Zugriff von rund hundert Benutzern ausgelegt.
(Josef Lange)
OVS-Infos auf einen Blick:
- Angebot des Vermieters
- Stammdaten
- Bauzeitenplan
- Termin- und Kontrollfunktionen
- Budgetüberwachung mit Warnsystem
- Prognose für Übergabe bzw. Neueröffnung
- Ladenbauplan
- gesamte technische Ausstattung einer VKST
- Mietvertragsverwaltung
- Auftrags- und Rechnungsabwicklung für Bau und
- Instandhaltung
- Handwerkerverwaltung
- Dokumentation über Wartung und Ersatzteile
Zukünftig:
- Lay-out-Plan
- Dokumentation über Stromeinkauf bzw.-Verbrauch
- Wettbewerbskennziffern